Pada pembahasan sebelumnya sudah dijelaskan bahwa salah satu cara untuk mencegah terjadinya fraud atau kecurangan pada Kas adalah melaksanakan cek fisik. Cek fisik ini akan melihat dari 2 sudut yaitu fisik uang yang ada di brankas serta catatan yang ada pada buku Kas. Konsep pengecekan kas ini sering disebut dengan istilah stock opname Kas.
Stock opname ini sebenarnya tidak hanya diterapkan pada Kas saja tetapi juga diterapkan pada bidang yang lain. Misalnya pada stok barang di gudang bahkan diterapkan juga pada fisik faktur. Tujuannya tentu untuk mencocokkan catatan dengan fisik yang disimpan oleh PIC.
Definisi, Tujuan, Cara dan Contoh Form Stock Opname Kas
Salah satu kegiatan yang sangat penting pada Perusahaan adalah operasional. Operasional ini harus juga ditunjang oleh dana yang cukup sesuai dengan kebutuhan. Biasanya untuk mengeluarkan uang memang ada prosedur tertentu yang wajib dijalankan. Sehingga kadang prosedur tertentu memperlambat uang yang akan digunakan.
Supaya proses atau kegiatan operasional tetap bisa berjalan dengan lancar sesuai jadwal maka dibentuklah dana kas Kecil atau petty cash atau kadang disebut juga dengan kas harian. Dana ini biasanya akan digunakan untuk mencukupi kebutuhan operasional yang rutin serta jumlahnya tidak terlalu besar.
Untuk mengeluarkan dana dari Kas Kecil biasanya prosesnya relatif lebih mudah. Ini tentu bertujuan supaya kegiatan operasional bisa dijalankan dengan cepat. Untuk mengawasi pengeluaran serta penerimaan Kas Kecil perlu dibentuk prosedur tersendiri. Salah satu diantaranya adalah stock opname. Proses stock opname ini akan dijalankan dengan tujuan untuk mencegah kemungkinan munculnya fraud atau kecurangan pada Kas atau Kas Kecil.
Definisi Stock Opname Kas
Stock opname Kas adalah pemeriksaan kas secara fisik baik berupa uang logam dan uang kertas kemudian akan dibandingkan dengan jumlah yang ada pada catatan. Proses ini sangat penting untuk dilakukan karena memang terkait dengan jumlah fisik uang yang mudah untuk dijadikan objek fraud atau kecurangan.
Secara umum proses dari stock opname secara berurutan adalah sebagai berikut :
- Pemeriksaan kas secara fisik untuk uang kertas dan uang logam
- Memisahkan beberapa jenis Kas berdasarkan nilai nominalnya
- Menghitung seluruh jumlah kas secara fisik baik yang ada di tangan atau cash on hand serta di brankas
- Membandingkan jumlah fisik tersebut dengan catatan
Periode pelaksanaan stock opname Kas ini bisa ditentukan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya akhir periode berbarengan dengan closing atau bisa juga pada periode yang ditetapkan apakah 3 bulan sekali, enam bulan sekali dan lain - lain. Bahkan pada proses ini ada juga yang melakukan stock opname seminggu sekali karena ini biasanya berbarengan dengan proses pengisian kembali saldo kas sesuai dengan biaya yang telah dibayarkan.
Tujuan Pelaksanaan Stock Opname Kas
Tujuan utama dari pelaksanaan Stock Opname pada Kas adalah untuk memastikan bahwa jumlah yang ada pada Kas sama persis dengan jumlah yang ada pada catatan. Meskipun memang dalam kondisi tertentu kadang ada selisih pada Kas terutama 3 digit terakhir. Ini tidak terlalu dipermasalahkan karena memang pada proses pembelian barang atau keperluan lain kadang sulit untuk menyediakan uang yang sama persis terutama 3 digit terakhir dibawah 500.
Selain tujuan tersebut berikut ini adalah beberapa tujuan lain dari pelaksanaan stock opname Kas, yaitu sebagai berikut :
- Meminimalisir munculnya selisih antara fisik uang dengan catatan
- Mengetahui secara pasti berapa jumlah kas yang dimiliki oleh Perusahaan
- Menghindari munculnya kemungkinan fraud atau kecurangan
- Melakukan analisa apakah diperlukan penambahan atau perubahan SOP terkait dengan Kas
- Melakukan evaluasi apakah Kas sudah mencukupi untuk kebutuhan operasional atau tidak
Proses stock opname Kas ini dilakukan secara manual karena memang tujuannya adalah untuk mengecek fisik uang baik yang ada di tangan atau cash on hand serta yang ada di tempat penyimpanan misalnya Brankas. Tapi pada proses akhir tetap saja ini akan dicatat pada jurnal kas kecil.
Harapan utama dari proses stock opname Kas memang tidak ada selisih tapi jika memang muncul selisih maka harus di cek dan dicari dari mana asal selisih pada Kas tersebut. Biasanya ada pengeluaran Kas yang memang belum tercatat atau terlewatkan untuk dicatat.
Urutan dan Cara Pelaksanaan Stock Opname Kas
Secara teori memang urutan pelaksanaan stock opname Kas ini hanya di bagi kedalam 3 bagian saja. Ketiga bagian tersebut adalah proses awal, pelaksanaan serta proses akhir. Berikut ini adalah urutan cara stock opname Kas secara detail mulai dari awal sampai dengan akhir :
1. Proses Awal atau Persiapan
Proses pertama yang dilakukan Stock Opname Kas adalah Persiapan. Proses ini bisa dilakukan sebelum stock Kas bahkan kadang sudah dijadwalkan jauh hari sebelum tanggal pelaksanaan Stock Faktur tersebut.
- Tentukan Tanggal Stock Opname
Langkah pertama pada proses awal stock opname Kas adalah menentukan tanggalnya. Tanggal ini biasanya dilakukan secara rutin. Konsepnya memang bermacam - macam, bisa pada saat pengisian kembali Kas atau bisa juga ditentukan misalnya awal bulan. Tapi yang pasti tanggal tersebutlah yang nantinya akan dilakukan proses penghitungan Kas secara fisik. - Tentukan Petugas Stock Opname
Langkah kedua pada proses awal stock opname Kas adalah menentukan petugasnya. Petugas ini boleh ditentukan secara random dan boleh juga ditentukan secara pasti. Misalnya stock opname kas dilakukan oleh Accounting, Internal Audit atau atasan bagian keuangan. Petugas yang sudah pasti harus ada adalah pemegang uang Kas dan biasanya ini dilakukan oleh Kasir.
2. Proses Pemeriksaan
Proses kedua setelah menentukan tanggal dan petugas stock opname Kas adalah proses pemeriksaan. Proses ini biasanya akan dibagi kedalam dua urutan langkah. Langkah pertama adalah menghitung fisik Kas dan langkah kedua adalah membandingkan jumlah pada hasil perhitungan fisik tersebut dengan catatan atau buku Kas.
- Hitung Uang Secara Fisik
Langkah pertama pada proses pemeriksaan adalah menghitung uang Kas secara fisik. Uang Kas akan dipisahkan berdasarkan masing - masing lembarnya. Selain itu uang Kas juga akan dipisahkan antara uang kertas serta uang logam. Selanjutnya jumlah dari uang kertas serta uang logam tersebut akan dicatat dan disepakati oleh petugas stock opname serta Kasir.
- Bandingkan Dengan Catatan
Jika langkah pertama yaitu penghitungan fisik uang Kas sudah selesai dilakukan maka silahkan lanjutkan pada langkah yang kedua. Pada langkah ini kita hanya membandingkan jumlah uang secara fisik yang sudah dihitung dengan catatan pada Buku Kas.
3. Proses Akhir
Selanjutnya proses akhir dari Stock Opname Kas akan dibagi kedalam 2 langkah. Langkah pertama adalah pembuatan berita acara dan langkah kedua dibuatkan jurnal koreksi jika diperlukan. Khusus untuk pencatatan jurnal memang ada Perusahaan yang melakukan dan ada juga yang tidak. Ini akan tergantung kepada kebijakan dari masing - masing Perusahaan.
- Pembuatan Berita Acara Stock Opname
Langkah ini kadang memang menjadi langkah yang paling akhir dari proses Stock Opname Kas. Berita Acara Stock Opname ini akan mencatat berapa jumlah fisik uang dan berapa jumlah pada catatan buku Kas. Jika yang di stock adalah Kas Kecil biasanya akan ada selisih angka terutama pada tiga digit angka terakhir. Biasanya ini tidak terlalu dipermasalahkan karena memang beberapa uang recehan sudah sulit didapatkan. - Buat Jurnal Jika Dibutuhkan
Langkah ini boleh dilakukan dan boleh juga tidak dilakukan. Pada proses diatas sudah disebutkan bahwa kadang ada selisih Kas terutama pada 3 digit angka terakhir. Selisih ini kadang ada yang diabaikan saja dan ada juga yang dicatat pada jurnal. Tujuan dibuatkan jurnal adalah supaya saldo antara catatan dengan fisik Kas sama persis sampai dengan 3 digit terakhir. Adapun saldo yang diikuti adalah saldo yang ada pada catatan fisik uang Kas.
Contoh Form Berita Acara Stock Opname Kas
Form untuk berita acara pada proses stock opname yang paling umum dilakukan yaitu untuk Kas serta Giro. Bentuk atau format berita acara stock opname Kas dan Giro untuk pengecekan fisik ini tentu akan berbeda. Karena memang Stock Kas arahnya ke saldo Kas sedangkan stock Giro arahnya bukan ke Kas.
Bentuk atau format dari berita acara stok opname Kas memang bisa berbeda - beda. Berikut ini adalah salah satu contoh dari berita acara stock opname kas :
Intinya Berita Acara Stok Opname Kas ini akan mencatat berapa jumlah fisik uang Kas dan dipisahkan kedalam jenisnya masing - masing. Setelah itu akan disertakan saldo Kas berdasarkan catatan. Sehingga hasil akhirnya akan bisa dihitung apakah ada selisih atau tidak.
Jurnal Selisih Kas Hasil Stock Opname
Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa jurnal selisih stock opname boleh dibuat dan boleh juga tidak dibuat. Selanjutnya selisih kas ini bisa dibagi kedalam 2 kondisi. Kondisi pertama adalah selisih lebih dan kedua adalah selisih kurang. Kedua kondisi ini jika dibuatkan jurnal tentu akan sedikit berbeda.
Untuk contoh pertama misalnya : saldo pada catatan adalah 2.176.750 sedangkan saldo pada fisik uang yang ada adalah 2.177.000. Artinya adalah selisih pada hasil stok opname kas sebesar 250.
Contoh pertama ini sering disebut dengan istilah selisih lebih. Proses pencatatan jurnal untuk selisih lebih dari stock opname Kas adalah sebagai berikut :
Kas ( D ) -------------- 250
Pendapatan Lain - Lain ( K ) ------ 250
Dengan menggunakan jurnal diatas maka saldo Kas pada catatan akan ditambah sebesar 250 menjadi 2.177.000. Ini artinya saldo Kas pada catatan akan sama persis dengan saldo pada fisiknya sampai dengan tiga digit terakhir.
Selanjutnya contoh kedua misalnya : saldo pada catatan adalah 2.176.750 sedangkan saldo pada fisik uang yang ada adalah sebesar 2.176.700. Selisih dari kedua saldo tersebut adalah 50 dan jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut :
Biaya Lain - Lain ( D ) ---- 50
Kas ( K ) ------------------------------ 50
Dengan menggunakan jurnal yang kedua ini maka saldo pada catatan akan dikurangi sebesar 50 menjadi 2.176.700. Ini artinya dari kedua contoh jurnal diatas saldo yang digunakan akan mengacu kepada saldo kas fisik. Tapi memang kondisinya ada yang selisih lebih dan ada juga yang selisih kurang. Meskipun secara umum biasanya yang akan muncul adalah selisih lebih.
Penutup
Jika membahas stock opname kas maka ada tiga hal utama yang tentu wajib kita ketahui. Pertama adalah apa fungsinya kemudian kedua adalah bagaimana prosesnya serta yang terakhir adalah jurnal yang digunakan jika memang saldo akhir Kas ingin disesuaikan.
Tapi memang stock opname kas ini rasanya sangat penting untuk dilakukan karena tujuan utamanya adalah untuk mencegah atau meminimalisir munculnya kemungkinan kecurangan atau fraud pada Kas. Proses ini akan memperlihatkan apakah memang ada kemungkinan kearah kecurangan atau tidak secara langsung.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang stock opname Kas dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca. Sampai jumpa kembali pada pembahasan menarik lainnya tentang Kas dan akun lain pada laporan keuangan Perusahaan.