Firstfin.web.id - Dalam Laporan Keuangan khususnya neraca terdapat beberapa akun yang biasa ditampilkan.
Satu akun diantaranya dan akan kita bahas pada artikel ini adalah akun Perlengkapan.
Perlengkapan ini pada Neraca ditampilkan pada kelompok Asset dan lebih tepatnya lagi adalah kelompok Aktiva Lancar.
Dalam prakteknya memang Perlengkapan ini biasanya saldo yang ditampilkan tidak terlalu besar.
Hanya saja memang secara rutin transaksi pada Perlengkapan ini hampir akan terus dilakukan setiap periode pembukuan.
Lalu, apa itu Perlengkapan pada Akuntansi ?
Definisi Perlengkapan
Pada dasarnya akun Perlengkapan ini merupakan jenis yang tidak terlalu jauh berbeda dengan akun lain, sebut saja Kas atau Peralatan.
Tapi secara detail memang Perlengkapan ini hanya akan digunakan untuk menampung transaksi yang terkait dengan perlengkapan kantor saja.
Perlengkapan adalah akun yang yang disediakan untuk mencatat seluruh transaksi keuangan terkait dengan Perlengkapan Kantor.
Baca Juga : Fungsi, Contoh, Tujuan dan Metode Kas Kecil Dalam Proses Pembukuan Perusahaan
Perlengkapan ini memang sangat identik dengan Perlengkapan Kantor bahkan ada perusahaan yang langsung memberikan nama akun Perlengkapan Kantor.
Lalu apa itu Perlengkapan Kantor ?
Perlengkapan kantor adalah barang yang digunakan untuk menunjang seluruh kegiatan administrasi perusahaan.
Pada dasarnya Perlengkapan Kantor ini terdiri dari berbagai macam benda yang memang menunjang kegiatan administrasi.
Umumnya Perlengkapan Kantor ini memiliki umur yang cukup pendek bahkan kadang sekali pakai saja.
Jika dilihat dari ukuran atau jumlah biaya umumnya memang Perlengkapan Kantor ini bukanlah biaya yang jumlahnya besar tetapi proses pembelian serta penggunaan akan dilakukan secara terus menerus.
Bahkan dalam kondisi tertentu Perlengkapan ini akan dibeli secara langsung untuk beberapa periode.
Inilah yang wajib untuk diketahui karena proses pencatatan pada jurnal untuk kondisi tersebut sedikit berbeda dengan pencatatan Perlengkapan pada umumnya.
Beda Perlengkapan Dengan Peralatan
Bagian yang paling penting jika membahas Perlengkapan adalah mengetahui apa perbedaan antara Perlengkapan dengan Peralatan Kantor.
Dua akun yang disebutkan diatas memang cukup mirip tapi pada prosesnya kedua akun tersebut sangat berbeda.
Bahkan kadang kita sedikit kebingungan membedakan mana barang yang masuk pada kategori Perlengkapan dan mana barang yang justru masuk kedalam kategori Peralatan.
Berikut ini adalah beberapa perbedaan dari Perlengkapan dengan Peralatan Kantor :
- Peralatan Kantor umumnya merupakan barang dengan bentuk fisik yang cukup besar sedangkan Perlengkapan Kantor secara fisik jauh lebih kecil
- Perawatan untuk Peralatan Kantor biasanya dijadwalkan jangka panjang sedangkan untuk Perlengkapan hanya jangka pendek bahkan habis pakai
- Perlengkapan akan distok setiap periode yang dijadwalkan sedangkan Peralatan biasanya jangkanya cukup panjang
- Peralatan Kantor memiliki penyusutan dalam akuntansi sedangkan Perlengkapan tidak perlu menyusun penyusutan
Dari perbedaan diatas kita sudah bisa menyimpulkan bahwa harga untuk barang yang termasuk kedalam jenis Peralatan akan jauh lebih mahal dibandingkan dengan Perlengkapan.
Baca Juga : Peralatan : Definisi, jenis, Fungsi dan Contoh Jurnalnya
Untuk mudahnya sebut saja contoh dari Perlatan Kantor adalah : Mesin Fotocopy, Printer, Meja, Kursi dan lain - lain.
Sedangkan contoh untuk Perlengkapan : Spidol, Stapler, Penggaris, Buku Tulis, Map dan lain - lain.
Jadi, jika barang tersebut memiliki unsur penyusutan maka silahkan masukkan kedalam kelompok Peralatan Kantor.
Sebaliknya jika barang tersebut tidak memiliki penyusutan maka silahkan masukkan kedalam kelompok Perlengkapan.
Jenis dan Contoh Perlengkapan Kantor
Selanjutnya mari kita bahas barang apa saja yang termasuk kedalam kelompok Perlengkapan Kantor.
Pada dasarnya jenis barang yang termasuk kedalam kategori Perlengkapan ini bisa kita bagi kedalam dua kelompok.
Kelompok yang pertama adalah barang habis pakai dan kelompok yang kedua adalah barang tidak habis pakai.
1. Perlengkapan Habis Pakai
Perlengkapan habis pakai adalah barang yang umumnya hanya sekali pakai saja dan tentu barang ini memiliki umur yang cukup pendek.
Perlengkapan yang termasuk kedalam kategori ini misalnya :
- Kertas HVS
- Kertas buram
- Amplop
- Buku Tulis
- Buku Agenda
- Isi Stapler
- Pulpen
- Pensil
- Spidol
- Lem dan lain - lain
Intinya barang yang masuk kedalam kategori ini adalah barang yang hanya dapat digunakan satu kali saja.
2. Perlengkapan Tidak Habis Pakai
Selanjutnya kelompok Perlengkapan Kantor yang kedua adalah jenis barang yang tidak habis pakai.
Maksudnya Perlengkapan Kantor yang tidak habis pakai adalah barang yang bisa digunakan berkali - kali.
Adapun beberapa contoh untuk Perlengkapan jenis ini adalah sebagai berikut :
- Penggaris
- Gunting
- Stapler
- Whiteboard
- Map Holder
- Rak Buku / File
- File Holder dan lain - lain
Rasanya dari dua jenis contoh diatas kita sudah bisa dengan mudah mengelompokkan barang apakah termasuk Perlengkapan atau bukan.
Fungsi dan Ciri Perlengkapan Kantor
Jika masih kesulitan mengelompokkan barang yang masuk pada jenis Perlengkapan Kantor mari kita bahas ciri - cirinya.
Tapi sebelum itu mari kita bahas apa kira - kira fungsi dari Perlengkapan Kantor pada proses administrasi Perusahaan.
1. Fungsi Perlengkapan Kantor
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari Perlengkapan Kantor :
- Mendukung pekerjaan khususnya bagian administrasi
- Mempermudah proses pekerjaan kantor
- Menyesuaikan hasil pekerjaan dengan keinginan management
- Asset serta pelengkap unsur dalam proses administrasi
2. Ciri Perlengkapan Kantor
Sedangkan berikut ini adalah ciri dari perlengkapan kantor :
- Tidak memiliki penyusutan
- Hanya untuk digunakan dan tidak dijual kembali
- Masa manfaat yang sangat pendek bahkan kurang dari 1 Tahun
- Ukuran lebih kecil serta harga relatif cukup murah
- Hanya sebagai unsur pelengkap bukan unsur utama dalam kegiatan operasional Perusahaan
Sifat dari Perlengkapan kantor ini memang hanya pelengkap saja dengan kata lain aktivitas utama Perusahaan akan tetap bisa dijalankan meskipun tidak memiliki Perlengkapan Kantor.
Jurnal Pencatatan Perlengkapan Kantor
Pada proses Akuntansi bagian pencatatan jurnal untuk akun Perlengkapan Kantor ini merupakan bagian yang sangat penting.
Karena akan mempengaruhi Laporan Keuangan yaitu Neraca jika dicatat pada akun Perlengkapan serta Laporan Laba Rugi jika langsung dicatat pada akun Biaya Perlengkapan.
Dalam prosesnya untuk Perlengkapan ini memang akan memunculkan dua akun yang saling berkaitan.
Kedua akun tersebut adalah akun Perlengkapan Kantor serta akun Biaya Perlengkapan Kantor.
1. Jurnal Pembelian Perlengkapan
Salah satu Jurnal yang sudah pasti akan dibuat terkait dengan Perlengkapan Kantor adalah pada saat pembelian.
Untuk contoh misalnya : PT. A pada awal bulan April membeli Perlengkapan Kantor sebesar 685.000 dengan asumsi untuk penggunaan bulan April serta Mei. Pembelian tersebut dilakukan dengan cara tunai.
Transaksi pembelian Perlengkapan Kantor tersebut bisa dilakukan dengan menggunakan dua cara.
Cara yang pertama adalah langsung mencatat pembelian Perlengkapan kedalam akun Biaya Perlengkapan kantor.
Sedangkan cara yang kedua mencatat pembelian tersebut kedalam akun Perlengkapan kantor terlebih dahulu.
Jurnal Dicatat Pada Akun Biaya Perlengkapan
Jika cara pertama yang dipilih atau digunakan maka jurnal pembelian Perlengkapan yang dibuat pada awal bulan April adalah sebagai berikut :
| Akun | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Biaya Perlengkapan Kantor ( D ) |
685.000 - |
|
| Kas ( K ) |
- | 685.000 |
Dengan menggunakan cara ini maka seluruh angka atau jumlah pembelian Perlengkapan Kantor akan langsung diakui sebagai biaya.
Akun yang digunakan pada cara ini tentu saja adalah Biaya Perlengkapan Kantor diposisi Debet serta akun Kas di posisi Kredit.
Cara ini memang cukup mudah dan hanya sekali jurnal saja tetapi mohon dicatat bahwa pada akhir April masih akan ada sisa Perlengkapan Kantor yang belum digunakan.
Sedangkan kita sudah mencatat seluruh angka Pembelian Perlengkapan pada biaya secara penuh.
Tentu ini akan mengakibatkan kurang cocok antara fisik Perlengkapan yang digunakan pada bulan April dengan catatan atas pengakuan Biaya yang dilakukan.
Jurnal Dicatat Pada Akun Perlengkapan
Selanjutnya cara yang kedua transaksi Pembelian Perlengkapan bisa juga dicatat pada akun Perlengkapan Kantor.
Dengan cara yang kedua maka jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut :
| Akun | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Perlengkapan Kantor ( D ) |
685.000 - |
|
| Kas ( K ) |
- | 685.000 |
Jurnal ini akan mencatat angka Pembelian pada posisi Debet dengan menggunakan akun Perlengkapan Kantor dan kredit akun Kas.
Akun Perlengkapan kantor ini nantinya akan ditempatkan pada posisi Asset atau Aktiva Lancar.
Hanya saja dengan cara ini kita harus membuat Jurnal Penyesuaian akhir periode untuk mencatat jumlah pemakaian Perlengkapan.
2. Jurnal Penyesuaian Perlengkapan
Selanjutnya jurnal yang kedua dan akan kita bahas adalah Penyesuaian Perlengkapan Kantor.
Seperti yang disebutkan diatas bahwa jika pencatatan atas pembelian Perlengkapan Kantor menggunakan akun Perlengkapan bukan langsung ke Biaya Perlengkapan maka kita harus membuat Jurnal Penyesuaian pada akhir periode.
Baca Juga : Penyesuaian Jurnal Perlengkapan
Misalnya : pada transaksi diatas akhir bulan April dilakukan pengecekan fisik dan sisa Perlengkapan masih ada atau belum digunakan adalah sebesar 400.000.
Berdasarkan contoh tersebut maka Jurnal Penyesuaian yang akan dibuat adalah sebagai berikut :
| Akun | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Biaya Perlengkapan Kantor ( D ) |
285.000 - |
|
| Perlengkapan Kantor ( K ) |
- | 285.000 |
Jurnal tersebut akan menampilkan Biaya Perlengkapan Kantor sebesar yang digunakan yaitu 285.000 serta mengurangi jumlah akun Perlengkapan Kantor sebesar 285.000
Maka dengan Jurnal Penyesuaian tampilan dari akun diatas adalah sebagai berikut :
- Pada Neraca akun Perlengkapan Kantor akan ditampilkan sebesar sisa Perlengkapan yang belum digunakan yaitu 400.000
- Pada Laba Rugi akan ditampilkan jumlah pemakaian Perlengkapan sebesar 285.000 yaitu pada akun Biaya Perlengkapan Kantor
Rasanya dengan menggunakan cara kedua angka pada Laporan Keuangan akan jauh lebih akurat.
Hanya saja memang harus menghitung serta membuat Jurnal Penyesuaian pada akhir periode sesuai dengan pemakaian Perlengkapan Kantor.
Penutup
Pada dasarnya konsep pencatatan akun Perlengkapan Kantor bisa dengan menggunakan dua cara diatas.
Pertama langsung mengakui pembelian Perlengkapan Kantor kedalam Biaya dan akan dicatat langsung pada periode yang sama.
Cara ini bisa dilakukan hanya saja memang pengakuan biaya belum sesuai dengan fisik Perlengkapan Kantor yang memang masih ada.
Cara yang kedua mencatat pembelian pada Asset terlebih dahulu melalui akun Perlengkapan Kantor.
Cara yang kedua ini memang akan lebih akurat sesuai dengan penggunaan fisik Perlengkapan Kantor.
Hanya saja pada akhir periode kita harus membuat Jurnal Penyesuaian untuk menampilkan pemakaian perlengkapan pada periode berjalan.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang Perlengkapan Kantor dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.