Pengendalian Piutang - Proses penjualan barang pada Perusahaan tentu diharapkan agar memberikan kontribusi dalam kemajuan usaha.
Karena memang Penjualan merupakan kegiatan utama dan sangat menunjang dalam pengembangan Perusahaan.
Tapi pada prosesnya tidak seluruh Penjualan akan menghasilkan uang secara langsung karena pasti ada proses Penjualan dengan cara kredit.
Pada pembukuan Kaungan proses Penjualan barang dengan cara kredit ini akan dicatat pada akun Piutang Usaha lengkap dengan jumlah serta nama Customernya.
Pada kondisi tertentu kadang pada Piutang Usaha ini akan muncul Piutang Tak Tertagih meskipun tidak selalu muncul.
Piutang Tak Tertagih ini tentu akan sangat merugikan Perusahaan sehingga perlu adanya pengendalian pada tagihan pelanggan tersebut.
Pengendalian Piutang ini rasanya sangat perlu untuk dilakukan dengan tujuan untuk mencegah munculnya Piutang Tak Tertagih serta mencegah kerugian dari gagal bayar yang dilakukan oleh Pelanggan.
Pengertian Pengendalian Piutang
Pengendalian Piutang adalah proses analisa terhadap pemberian kredit pada pembeli dengan menggunakan beberapa cara yang terkait dengan histori pembayaran dari masing - masing pembeli.
Semakin lancar pembayaran dari pembeli maka tingkat resiko pada pegendalian Piutang akan semakin kecil.
Baca Juga : Piutang Dagang : Definisi, Jenis, Contoh Jurnal dan Bedanya Dengan Piutang Usaha
Biasanya Perusahaan akan melakukan analisis pengendalian Piutang pada Pembeli sebelum memberikan atau memperbolehkan penjualan barang dengan cara kredit.
Ada beberapa proses pada analisis pengendalian Piutang tersebut dan data utama yang digunakan adalah histori pembayaran Pembeli tersebut.
Tidak jarang juga bagian administrasi akan menahan proses Penjualan Barang karena dari hasil analisis pengendalian Piutang terlihat bahwa pembeli tersebut sering melakukan keterlambatan pembayaran.
Cara Pengendalian Piutang
Pada dasarnya Piutang tak tertagih ini sering terjadi karena ada beberapa fungsi terkait yang tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Banyaknya faktur yang belum dibayar oleh Pembeli merupakan masalah yang hampir dipastikan akan membawa dampak buruk pada Perusahaan.
Untuk itu perlu dilakukan pengendalian internal Piutang dengan menggunakan beberapa cara.
Pengendalian internal Piutang ini akan dilakukan oleh pihak yang terkait sesuai dengan urutan serta prosedur yang telah disusun oleh Perusahaan.
Tentu proses pengendalian internal Piutang ini harus dilakukan dari awal supaya hasilnya akan sesuai dengan yang diharapkan.
Ada banyak cara untuk mengatur serta mengendalikan tagihan pelanggan supaya menghindari munculnya kemungkinan yang tidak diharapkan.
Berikut ini adalah beberapa cara diantaranya :
1. Evaluasi Kredit Nasabah
Cara yang pertama adalah melakukan evaluasi terhadap kredit yang sudah dilakukan oleh Pembeli.
Jika pembeli tersebut lancar dalam melakukan pembayaran maka tentu pembelian tersebut akan disetujui bahkan mungkin mendapat limit kredit yang cukup tinggi.
Sedangkan jika pembeli justru tidak lancar dalam melakukan pembayaran maka tentu pembelian barang tidak akan disetujui atau diberikan jeda waktu sebelum barang dikirim.
2. Melengkapi Proses Pengajuan Kredit
Untuk mencegah jumlah tagihan yang terlalu tinggi biasanya perusahaan akan menerapkan sistem limit kredit.
Pembelian yang diajukan oleh Nasabah tentu tidak boleh melebihi limit kredit yang ditetapkan oleh Perusahaan.
Baca Juga : Cara Rekonsiliasi Piutang Jika Terjadi Selisih Fisik Faktur dan Catatan Perusahaan
Adapun proses pengajuan limit kredit yang dilakukan adalah sebagai berikut :
- Pembeli melakukan pembelian tunai beberapa kali
- Sales akan mengajukan limit kredit untuk Nasabah tersebut
- Bagian Adm akan mengisi serta melengkapi dokumen pengajuan limit kredit
- Jika pengajuan disetujui maka akan ditetapkan jumlah serta jangka waktu tertentu untuk Nasabah tersebut
Jika Nasabah mengajukan pembelian barang maka akan dilakukan pengecekan apakah limit kredit masih tersedia atau tidak.
Jika masih ada limit kredit maka tentu proses pembelian barang akan segera dilakukan sesuai dengan jumlah yang diminta.
Sebaliknya jika memang limit kredit tidak mencukupi maka ada dua kemungkinan yang bisa dilakukan.
Pertama pembelian tersebut akan ditolak dan menunggu sampai dengan kredit limit mencukupi kembali.
Kedua akan diajukan kredit limit sementara sebagai tambahan dan tentu ini wajib mendapatkan persetujuan dari para pihak yang terkait.
3. Memisahkan Administrasi Piutang dan Utang
Dalam kondisi tertentu kadang ada Perusahaan yang menggabungkan administrasi tagihan dengan Utang.
Jika Piutang ingin lebih fokus terutama pada proses pencegahan Piutang tidak tertagih rasanya akan lebih baik jika proses administrasi tagihan dan Utang tersebut dipisahkan.
Karena secara detail bagian Piutang perlu mengadakan kontrol secara penuh pada proses penjualan supaya pengendalian akan berjalan sesuai dengan SOP yang ditetapkan oleh Perushaaan.
4. Meminta Jaminan Kepada Pembeli
Jaminan yang dimaksud tentu bukan jaminan kendaraan, tanah, gedung atau asset lainnya karena itu rasanya terlalu berlebihan.
Jaminan ini adalah dalam bentuk pemberian Giro dari pembeli kepada penjual sebagai jaminan pembayaran atas pembelian yang dilakukan.
Giro tersebut merupakan komitmen yang diberikan oleh Pembeli supaya penjualan barang mau untuk memproses permintaan barang yang mereka lakukan.
Dalam prosesnya terkait dengan pencegahan munculnya Piutang tak tertagih ini bisa juga dilakukan secara khusus terkait dengan fisik Faktur yang ada pada Perusahaan.
Salah satu proses yang biasa dilakukan oleh Perusahaan adalah stock opname pada fisik Faktur.
Baca Juga : Urutan dan Cara Stok Opname Faktur Untuk Pengecekan Fisik dan Catatan Piutang Perusahaan
Proses tersebut akan menghindari munculnya selisih antara fisik Faktur dengan catatan serta menghindari munculnya fisik Faktur yang terlambat ditagihkan.
Sanksi Nasabah Terlambat Membayar Piutang
Langkah - langkah yang dijelaskan diatas memang bisa digunakan untuk mencegah munculnya Piutang tak tertagih.
Tapi jika terlanjur muncul Piutang tidak tertagih maka tentu akan ada sanksi yang diberikan kepada pembeli tersebut.
Berikut ini adalah beberapa sanksi yang bisa diberikan kepada pembeli jika tidak bisa membayar Piutang tepat pada waktunya :
- Tidak boleh mengajukan PO atau Pembelian barang sebelum menyelesaikan pembayaran
- Jika terpaksa harus ada transaksi Pembelian maka Customer tersebut harus membeli barang dengan cara tunai
- Kredit limit dihapus atau diberikan angka 0 ( nol ) atau tidak ada kredit limit
- Menarik barang yang dibeli sesuai dengan nilai pokok Piutang tidak tertagih
Beberapa poin diatas memang terlihat cukup merugikan Pembeli tetapi memang sanksi tersebut diberikan karena pembeli tersebut belum menyesuaikan tagihan sesuai dengan kesepakatan.
Penutup
Setiap Perusahaan pasti sudah menyusun analisis pengendalian Piutang sesuai dengan konsep bisnis yang sedang dijalankan.
Analisis pengendalian Piutang tersebut memang tidak bisa menghilangkan munculnya Piutang tak tertagih secara penuh.
Tapi setidaknya analisis pengendalian Piutang tersebut bisa mencegah dan mengurangi munculnya Piutang tidak tertagih.
Selanjutnya dari analisis tersebut akan disusun SOP pengendalian internal Piutang mulai dari proses permintaan barang sampai dengan pembayaran tagihan.
Pengendalian internal Piutang ini akan melibatkan Karyawan yang memang terkait dengan proses penjualan barang.
Mulai dari Sales, Administrasi Penjualan bahkan sampai dengan bagian Gudang yang akan mengeluarkan barang sesuai dengan surat perintah yang telah disetujui.
Inilah inti dari proses pengendalian internal Piutang karena pada akhirnya ini akan memberikan persetujuan apakah barang boleh dirilis atau tidak dari gudang.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara mengendalikan Piutang dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.