Stok Fisik Faktur - Pengendalian internal pada Perusahaan memang sangat penting untuk dilakukan secara rutin dalam periode yang telah ditetapkan.
Dalam prosesnya pengendalian internal ini berlaku untuk semua lini yang ada pada Perusahaan dan salah satu diantaranya adalah untuk Piutang Usaha atau Piutang Dagang.
Ada beberapa cara pada proses pengendalian Piutang tersebut dan salah satu diantaranya adalah melalui stok Faktur.
Stok Faktur ini secara langsung akan mampu melakukan proses pengendalian Piutang karena akhir dari proses stok faktur adalah mencocokkan jumlah Piutang pada catatan Perusahaan dengan jumlah fisik yang telah dicek.
Hasil yang diharapkan dari proses stok faktur tentunya adalah data Piutang dari sisi fisik dengan catatan adalah sama atau tidak ada perbedaan.
Tapi jika memang ada perbedaan maka pihak yang bersangkutan harus menelusuri dari mana unsur selisih pada Piutang tersebut.
Apa Itu Stok Faktur ?
Stok Faktur adalah pemeriksaan pada fisik Faktur dan selanjutnya akan dilakukan pencocokan antara jumlah pada fisik tersebut dengan catatan pembukuan.
Dokumen fisik yang di cek pada proses ini memang tidak terbatas hanya pada fisik faktur saja.
Tetapi juga melibatkan lampiran dokumen lain seperti PO, tanda terima atau bisa juga tanda terima barang.
Karena proses stok opname ini juga akan mengecek dokumen - dokumen tersebut untuk kelengkapan penagihan Piutang.
Tujuan dan Manfaat Stok Faktur
Dalam proses pengendalian Piutang salah satu tujuannya adalah untuk mencegah munculnya piutang tak tertagih.
Piutang tak tertagih ini bisa disebabkan oleh kesalahan internal Perusahaan atau memang dari Customer yang bersangkutan.
Baca Juga : Cara Mengontrol dan Mengendalikan Piutang Untuk Menghindari Resiko Piutang Tak Tertagih
Stok fisik pada Faktur inilah yang akan mencegah terjadinya kesalahan tersebut dari sisi internal Perusahaan.
1. Tujuan Stok Faktur
Berikut ini adalah beberapa tujuan dilakukannya proses stok opname Faktur pada proses pengendalian Piutang :
- Meminimalisir terjadinya selisih antara Fisik dengan catatan Piutang pada pembukuan
- Menghindari adanya fisik Faktur yang rusak, terselip atau hilang
- Memastikan jumlah Piutang sudah akurat untuk proses pengendalian internal Perusahaan
- Memastikan jumlah Piutang pada Neraca dan Laporan Keuangan sudah benar
Tujuan dari dilakukannya stok ini memang tidak terbatas hanya pengecekan dokumen saja tetapi menyangkut juga pada hal lain seperti yang disebutkan diatas.
2. Manfaat Stok Faktur
Selain tujuan proses Stok Faktur ini juga memiliki beberapa manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut :
- Menghindari penyalahgunaan pada proses penagihan Piutang
- Memastikan proses penyimpanan arsip sudah sesuai dengan ketentuan Perusahaan
- Mengidentifikasi kehilangan fisik Faktur
- Memudahkan monitoring pada jumlah Piutang
Dalam kondisi tertentu kadang fisik Faktur memang ada yang salah simpan, terselip atau hal lain.
Bisa saja hal tersebut akan mengakibatkan Piutang tidak tertagih oleh Perusahaan tepat pada waktunya.
Tata Cara Stok Faktur
Dalam prosesnya Stok opname ini terdiri dari beberapa tahapan dan tentu setiap tahapan tersebut harus dijalankan dengan baik supaya prosesnya bisa berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Berikut ini adalah beberapa tahapan dari proses Stok Faktur :
1. Petugas Stok Faktur
Langkah yang pertama proses Stok Faktur adalah menentukan petugas yang akan melakukan stok tersebut.
Petugas ini biasanya minimal ada 2 orang, pertama tentu saja 1 orang dari pemegang fisik Faktur.
Kedua adalah orang yang diberikan tugas untuk melakukan stok bisa diambil dari Accounting, Audit atau pihak lain yang memang ditunjuk oleh Perusahaan.
Orang yang kedua inilah yang akan bertanggung jawab secara penuh terhadap hasil stok opname.
2. Dokumen Stok Faktur
Jika petugas Stok opname sudah ditentukan selanjutnya siapkan dokumen berupa fisik Faktur yang akan diperiksa.
Selain fisik Faktur siapkan juga data yang ada pada catatan Perusahaan secara lengkap.
3. Proses Stok Faktur
Setelah dua langkah diatas disiapkan maka selanjutnya silahkan mulai proses Stok Opname Faktur.
Proses ini akan mencocokkan fisik dengan catatan yang ada pada Pembukuan atau Laporan Keuangan.
Berikut ini adalah beberapa unsur yang wajib untuk dicek :
- Jumlah
- Tanggal
- Jatuh tempo
- Kelengkapan dokumen pendukung ( Surat Jalan, PO atau yang lainnya )
Pastikan seluruh fisik Faktur sudah dicek dan dicocokkan dengan catatan pada Pembukuan.
Jika masih ada selisih maka kedua petugas stok wajib untuk segera mencari darimana selisih tersebut bisa muncul.
Jika memang fisik Faktur sudah sama dengan catatan pada pembukuan maka silahkan lakukan langkah yang terakhir.
4. Berita Acara Stok Faktur
Langkah yang terakhir pada proses Stok Opname fisik Faktur adalah membuat Berita Acara.
Baca Juga : Contoh Berita Acara Stok Faktur Untuk Pengendalian Piutang Tak Tertagih
Berita Acara tersebut akan mencatat seluruh data Piutang yang memang sudah sama fisik dengan catatan.
Selanjutnya Berita Acara yang sudah dibuat harus ditanda tangani oleh pihak yang berkepentingan.
Penutup
Stok Opname Faktur ini merupakan kegiatan yang sangat penting terutama pada proses pengendalian Piutang.
Kesalahan yang terjadi pada Piutang baik dari sisi catatan atau dari sisi fisik tentu akan menimbulkan masalah yang tidak diinginkan.
Untuk itu penting rasanya bagi Perusahaan melaksanakan Stok Opname Faktur seperti yang sudah dijelaskan diatas.
Hanya saja memang proses stock ini tidak sepopuler stock opname Kas sehingga masih banyak Perusahaan yang tidak menjalankan proses ini.
Periode stok opname Faktur ini memang bisa diatur sesuai dengan kebutuhan Perusahaan, bisa dilakukan tiga bulan sekali, enam bulan sekali atau bisa juga satu bulan sekali jika memang dirasa penting untuk dilakukan.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara Stock Opname Piutang dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.