Buku Pembantu Utang - Laporan Keuangan harus mampu menyajikan informasi dengan detail dan akurat.
Untuk menjaga keakuratan serta rincian yang detail tersebut Laporan Keuangan akan dibantu dengan Buku Besar yang menyajikan angka setiap akun pada Laporan Keuangan tersebut.
Untuk lebih memperjelas data biasanya untuk beberapa akun akan dibuatkan Buku Besar Pembantu.
Dua akun yang sudah pasti akan dibuatkan Buku Besar Pembantu adalah akun Utang dan Piutang.
Buku Besar Pembantu ini akan berisi rincian jumlah Utang atau Piutang per Customer atau Vendor.
Selanjutnya pada artikel ini kita akan bahas tentang Buku Besar Pembantu Utang mulai dari definisi sampai dengan contoh dan formatnya.
Definisi, Fungsi, Format dan Contoh Buku Pembantu Utang
Utang Usaha dan Piutang Usaha ini merupakan dua akun yang terkait erat dengan pihak ketiga atau pihak luar.
Sehingga angka pada kedua akun tersebut wajib disajikan dengan akurat bahkan harus sesuai dengan data yang dimiliki oleh masing - masing pihak ketiga.
Untuk kemudahan pengecekan maka akan dibuatkan jumlah Utang atau Piutang tersebut berdasarkan masing - masing Vendor atau Customernya.
Buku Besar Pembantu Utang dan Piutang inilah yang akan disusun untuk memenuhi kebutuhan atas rincian Utang dengan Piutang per Customer atau Vendor.
Baca Juga : Buku Pembantu Piutang : Definisi, Fungsi, Format dan Contoh Serta Cara Pengisian
Seperti yang disebutkan diatas bahwa pada artikel ini kita akan bahas tentang Buku Pembantu Utang dan untuk Buku Pembantu Piutang sudah kita bahas pada artikel sebelumnya.
1. Definisi Buku Pembantu Utang Usaha
Buku Pembantu Utang adalah adalah Buku yang mencatat perubahan atas Utang atau pembelian dengan cara kredit serta pembayaran berdasarkan nama perusahaan.
Buku Besar Pembantu Utang ini akan disusun berdasarkan nama Vendor yang memang masih memiliki saldo Utang Usaha pada Laporan Keuangan bulan berjalan.
Angka pada akun Utang Usaha pada Laporan Keuangan khususnya Neraca tentu bukanlah saldo dari satu Perusahaan saja.
Peran dari Buku Pembantu Utang inilah yang nantinya akan menjadi acuan karena pada Buku ini tercantum informasi jumlah Utang Usaha untuk masing - masing Vendor seperti yang tercantum pada akun Utang Usaha tersebut.
Rincian tersebut sebenarnya tidak hanya terbatas pada jumlah saja tetapi juga memuat beberapa informasi lain seperti nomor faktur, barang yang dibeli, harga per unit dan lain - lain.
Informasi dasar yang memang ada pada Buku Besar Pembantu Utang tersebut tentu tidak bisa secara rinci dicatat pada akun Utang Usaha atau Utang Dagang.
2. Fungsi Buku Pembantu Utang Usaha
Secara umum Buku pembantu Utang digunakan untuk mencatat perubahan yang terjadi pada akun Utang sesuai dengan transaksi yang terjadi.
Seperti yang sudah kita ketahui bahwa seluruh akun pada Laporan Keuangan akan dibuat Buku Besar.
Buku Besar ini akan menampilkan seluruh transaksi yang terjadi sampai dengan periode tersebut berakhir.
Transaksi yang dicatat pada Buku Besar sumbernya tentu saja adalah catatan pada Jurnal yang sebelumnya memang sudah kita buat.
Khusus pada akun Utang atau Utang Usaha akan ditampilkan tanggal berapa melakukan Pembelian secara kredit serta tanggal berapa membayar atas pembelian kredit tersebut.
Memang pada Buku Besar ditampilkan seluruh transaksi secara berurutan hanya saja seluruh transaksi tersebut akan digabungkan menjadi satu.
Jika akan memisahkan data pada akun Utang tersebut berdasarkan masing - masing perusahaan maka inilah peran atau fungsi dari Buku Besar Pembantu Utang.
Selain Fungsi diatas berikut ini adalah fungsi lain dari buku besar pembantu utang :
- Memudahkan pengecekan angka pada Laporan Keuangan khususnya akun Utang Dagang atau Utang Usaha
- Penyusunan Buku Besar serta Buku Besar pembantu akan dilakukan terpisah sehingga jika ada selisih dari kedua buku tersebut dengan cepat akan bisa diketahui
- Memberikan keterangan lebih detail terkait dengan jumlah akun Utang pada Laporan Keuangan
- Mengontrol kesesuaian saldo Buku Besar dan akun Utang dengan cepat
Dari beberapa fungsi diatas tentu Buku Besar Pembantu Utang ini memiliki peran yang sangat penting pada urutan dan penyusunan Laporan Keuangan.
3. Format Buku Pembantu Utang Usaha
Untuk format sebenarnya tidak ada aturan yang membatasi penyusunan Buku Besar Pembantu Utang.
Ini artinya kita bisa membuat format dari Buku Besar Pembantu Utang tersebut sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.
Tapi intinya Buku Besar Pembantu Utang ini harus memuat informasi secara rinci terkait dengan Utang yang sumber transaksinya adalah Pembelian serta pembayaran utang baik dengan cara tunai maupun transfer Bank.
Berikut ini adalah salah satu contoh Format Buku Besar Pembantu Utang yang akan kita gunakan :
Seperti yang terlihat pada contoh format diatas bahwa intinya memang format ini sama dengan format Buku Besar.
Hanya saja cara pengisian pada format Buku Besar Pembantu Utang tersebut akan diisi satu persatu sesuai dengan masing - masing Vendor.
4. Contoh dan Cara Pengisian Buku Pembantu Utang Usaha
Selanjutnya mari kita bahas Contoh buku Pembantu Utang langsung dengan transaksinya lengkap sesuai dengan urutannya.
Seperti yang kita ketahui bahwa sumber pencatatan buku pembantu Utang ini tentu adalah transaksi pembelian kredit dengan pembayaran utang.
Supaya lebih mudah memahami cara membuat buku besar pembantu Utang mari kita mulai contohnya dari transaksi pembelian dan pembayaran.
1. Contoh Transaksi Untuk Buku Pembantu Utang
Untuk yang pertama sebelum menyusun Buku Besar Pembantu Utang adalah transaksi Pembelian serta Pembayaran Utang.
Contoh transaksi yang akan kita gunakan adalah sebagai berikut :
- 1 Agustus 2023 : PT. Firstfin.web.id membeli barang dagang kepada PT. ABC sebesar 5.450.750 dengan cara kredit
- 3 Agustus 2023 : PT. Fisrtfin.web.id membeli peralatan dengan cara kredit kepada PT. XYZ sebesar 1.250.300
- 5 Agustus 2023 : Membayar utang kepada PT. XYZ atas pembelian peralatan dengan cara tunai sebesar 1.000.000
- 8 Agustus 2023 : PT. Firstfin.web.id membeli kembali barang dagang kredit kepada PT. ABC sebesar 3.450.000
- 10 Agustus 2023 : Membayar Utang kepada PT. ABC sebagian Utang yaitu sebesar 5.000.000 melalui Kas
- 15 Agustus 2023 : Membayar Utang kepada PT. ABC sebesar 2.500.000 melalui transfer Bank
Langkah yang pertama sebelum menyusun Buku Besar Pembantu dari transaksi diatas tentu kita akan buatkan Jurnal terlebih dahulu.
2. Penyusunan Jurnal Untuk Buku Pembantu Utang
Untuk Jurnal memang bisa kita pilih apakah akan mengunakan Jurnal Umum atau justru akan menggunakan Jurnal Khusus.
Pada contoh kali ini Jurnal yang akan kita gunakan untuk mencatat transaksi diatas adalah metode Jurnal Umum.
Baca Juga : Mencatat Transaksi Pembelian Pada Akun Utang Usaha Menggunakan Jurnal Umum
Adapun Jurnal Umum yang kita susun berdasarkan transaksi diatas adalah sebagai berikut :
Selanjutnya setelah disusun Jurnal Umum maka kita akan buatkan Buku Besar khusus untuk akun Utang Usaha saja.
3. Penyusunan Buku Besar Untuk Akun Utang Usaha
Setelah transaksi dibuatkan Jurnal Umum maka selanjutnya mari kita susun Buku Besar untuk akun Utang Usaha.
Buku Besar ini hanya akan menampilkan transaksi yang terkait dengan Utang Usaha saja terdiri dari pembelian serta pembayaran.
Pada artikel sebelumnya sudah dijelaskan bahwa akun Utang Usaha hanya akan mengambil transaksi pembelian dengan cara kredit saja.
Sehingga transaksi contoh diatas kita asumsikan seluruhnya menggunakan cara kredit bukan tunai.
Adapun Buku Besar yang disusun berdasarkan transaksi diatas adalah sebagai berikut :
Seperti yang terlihat bahwa Buku Besar pada akun Utang Usaha hanya akan menampilkan saldo akhir Utang Usaha saja.
Sehingga kita tidak mengetahui sebenarnya saldo Utang Usaha tersebut terdiri dari unsur Vendor yang mana saja.
Untuk menutup kekurangan tersebut maka disusunlah Buku Besar Pembantu Utang yang dibuat untuk masing - masing Perusahaan.
4. Penyusunan Buku Besar Pembantu Utang
Berdasarkan contoh transaksi diatas mari kita susun Buku Besar Pembantu Utang untuk mengetahui berapa saldo masing - masing Vendor.
Pada contoh tersebut vendor yang digunakan ada 2 yaitu PT. ABC serta PT. XYZ dan tentu Buku Besar Pembantu Utang juga akan disusun menjadi dua.
Buku Besar Pembantu Utang yang pertama adalah untuk PT. ABC dan bentuknya adalah sebagai berikut :
Seperti yang terlihat pada contoh ini bahwa data yang dicatat hanya terkait dengan transaksi PT. ABC saja.
Sehingga saldo yang ditampilkan pada Buku Besar Pembantu Utang PT. ABC juga hanya untuk Vendor ini saja.
Dari contoh Buku Besar Pembantu Utang yang pertama sudah kita ketahui bahwa saldo Utang kepada PT. ABC adalah sebesar 1.400.000
Selanjutnya yang kedua kita akan membuat Buku Besar Pembantu Utang untuk PT. XYZ dan hasilnya adalah sebagai berikut :
Dari contoh Buku Besar Pembantu Utang yang kedua ini sudah kita ketahui bahwa saldo Utang kepada PT. XYZ adalah sebesar 250.300
Dari dua Buku Besar Pembantu Utang yang sudah kita susun maka total saldo akhirnya akan sama dengan saldo akhir pada Buku Besar.
Pada Buku Besar akun Utang Usaha saldonya adalah sebesar 1.650.300 dan untuk saldo ada Buku Besar Pembantu Utang juga sama yaitu 1.400.000 + 250.300
Inilah yang kita sebut mempermudah kontrol pada saldo akun Utang Usaha karena dari dua laporan yang disusun yaitu Buku Besar dan Buku Besar Pembantu saldo sudah sama.
5. Buku Pembantu Utang Usaha Excel
Setelah membahas tentang cara membuat Buku Besar Pembantu Utang yang diuraikan diatas tentu kita ingin mengetahui kira - kira aplikasi apa yang akan digunakan untuk membuat Buku Besar seperti pada contoh diatas.
Untuk perusahaan yang sudah memiliki aplikasi Akuntansi tentu tidak perlu repot menyiapkan format karena format sudah disiapkan oleh aplikasi yang digunakan.
Tapi jika belum memiliki aplikasi Akuntansi bisa dengan menggunakan aplikasi lain misalnya Microsoft Excel.
Jika ingin mengambil file contoh yang digambarkan diatas dalam bentuk Excel silahkan klik link berikut ini :
Nama File : Contoh Buku Besar Pembantu Utang
Format : .xlsx
Link GDrive : Contoh
Silahkan gunakan filenya untuk contoh dan latihan, ubah formatnya sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.
6. Penutup
Pada dasarnya penyusunan Buku Besar Pembantu Utang ini hampir sama dengan penyusunan Buku Besar pada umumnya.
Hanya saja memang untuk Buku Besar Pembantu Utang ini akan dibuat dan disusun dengan lebih rinci.
Bahkan ada juga Perusahaan yang menyusun Buku Besar Pembantu tersebut justru dengan cara manual.
Tujuannya adalah untuk mempercepat pengecekan jika ada permintaan atau penagihan dari pihak Vendor dan tentu tidak perlu repot untuk membuka aplikasi terlebih dahulu.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang Buku Pembantu Utang dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.