Contoh PO Barang : Fungsi dan Contoh Purchase Order Pemesanan Barang Lengkap Dengan Filenya - FirstFin | Blog Akuntansi & Keuangan

Contoh PO Barang - Dalam proses Pembelian Barang Kita pasti sudah mendengar istilah PO atau Purchase Order.

PO ini merupakan satu dari beberapa dokumen penting pada sistem akuntansi pembelian.

Karena PO ini merupakan dasar yang digunakan oleh Penjual Barang untuk membuat dokumen pengiriman barang.

Selain itu PO atau Purchase Order ini juga digunakan untuk memperjelas barang apa saja yang dipesan oleh Pembeli kepada Penjual.

Fungsi, Format dan Contoh PO Pemesanan Barang

Pada urutan Pembelian Barang posisi PO ini bagi Penjualan merupakan langkah yang paling utama.

Karena setelah menerima PO atau Purchase Order maka pihak Penjualan barang akan mencetak Surat Jalan dan mengirimkan barang sesuai dengan jumlah serta rincian yang ada pada PO tersebut.

Baca Juga : Surat Jalan : Fungsi, Format dan Contoh Surat Jalan Untuk Pengiriman Barang

Sebelum melanjutkan, apa sih yang dimaksud dengan PO atau Purchase Order ?

PO ini merupakan singkatan dari Purchase Order dan mungkin kita akan lebih sering mendengar istilah PO dari pada Purchase Order.

PO atau Purchase Order adalah bukti pemesanan barang yang dibuat oleh Pembeli dan diberikan kepada Penjual sebagai rincian atas barang yang akan dibeli.

Pada PO ini biasanya akan dimuat atau dicantumkan beberapa informasi terkait dengan pemesanan barang.

Selanjutnya dari PO inilah pihak Penjualan barang akan menyesuaikan pengiriman dengan jumlah serta jenis barang yang tertera.

1. Fungsi PO ( Purchase Order )

Peran PO atau Purchase Order ini memang sangat besar karena ini terkait dengan kebutuhan barang yang akan digunakan.

Berikut ini adalah beberapa manfaat dari PO atau Purchase Order :

1. Bukti pemesanan barang dari Pembeli kepada Penjual
2. Menghindari munculnya kesalahan pengiriman barang mulai dari jumlah sampai dengan jenisnya
3. Dokumen kontrol terhadap harga yang diberikan oleh Penjual kepada Pembeli supaya tidak ada selisih saat pembayaran dilakukan
4. Menetapkan waktu pengiriman barang dari Pembeli kepada Penjual
5. Dokumen untuk melacak pengiriman dan atau penerimaan barang apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak
6. Sebagai dokumen yang dijadikan dasar jika terjadi hal yang tidak diinginkan dikemudian hari, misalnya : retur
7. Membantu pihak terkait untuk menyiapkan pembayaran atau tempat penyimpanan barang yang dipesan
8. Dasar dokumen untuk mengatur jadwal pembayaran supaya tidak terjadi keterlambatan

Dari fungsi diatas terlihat bahwa memang PO atau Purchase Order ini memang melibatkan beberapa unit atau bagian bukan hanya Pembelian saja.

2. Format dan Komponen Pada PO ( Purchase Order )

Selanjutnya mari kita bahas format serta komponen apa saja yang biasa dicantumkan pada Purchase Order.

Pada dasarnya untuk format memang tidak ada aturan baku hanya saja setidaknya sebuah PO harus mencantumkan komponen - komponen berikut ini :

1. Rincian serta nama barang yang akan dipesan
2. Jumlah barang yang akan dipesan
3. Harga per unit barang yang akan dipesan
4. Jumlah harga dari seluruh barang yang dipesan
5. PPN ( jika barang yang dibeli memang dikenakan pajak )
6. Nomor urut pesanan barang
7. Tanggal PO
8. Jenis dan syarat pembayaran
9. Alamat pengiriman barang
10. Kolom tanda tangan pihak terkait

Bagian yang tidak kalah penting pada Purchase Order adalah waktu pengiriman serta nomor yang bisa dihubungi.

Karena bisa saja saat barang yang dipesan sudah sampai justru tempat penyimpanan barang belum tersedia.

Ini akan cukup menghambat dan bahkan bisa saja menjadi banyak waktu terbuang untuk pihak pengirim barang.

3. Cara Membuat PO ( Purchase Order )

Jika memang akan membuat PO atau Purchase Order caranya memang sangat mudah.

Dalam perusahaan kadang sudah ada yang memiliki aplikasi untuk membuat PO dan tentu dengan cara ini kita tinggal mengisi formnya saja.

Tapi jika Perusahaan belum memiliki aplikasi untuk membuat PO maka kita bisa memanfaatkan aplikasi yang paling umum digunakan yaitu Microsoft Word atau Excel.

Adapun langkah - langkah dan cara membuat PO tersebut adalah sebagai berikut :

1. Buat format atau dapatkan melalui link dibawah
2. Cantumkan identitas Perusahaan secara jelas dan detail termasuk nomor yang bisa dihubungi
3. Cantumkan detail barang yang dipesan mulai dari Nama, Jumlah, Harga per unit serta Jumlah Harga
4. Isi informasi terkait dengan tempat pengiriman barang, jadwal serta syarat pengiriman barang jika ada
5. Isi informasi terkait dengan cara pembayaran atau jatuh tempo tagihan atas transaksi Pembelian barang
6. Tanda tangani PO tersebut oleh para pihak yang berkepentingan

Selanjutnya setelah PO selesai dibuat kita tinggal mengirimkan PO tersebut kepada Penjual barang sesuai dengan media yang biasa dilakukan.

4. Alur Terbit PO Sampai Pembayaran

Selanjutnya mari kita bahas bagaimana sebuah PO diterbitkan sampai dengan pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan.

Adapun urutan penerbitan PO adalah sebagai berikut :

1. Permintaan Barang

Alun terbitnya sebuah PO akan dimulai oleh divisi yang membutuhkan barang melalui Permintaan.

Permintaan barang tersebut biasanya dilakukan dengan mengisi formulir atau menggunakan aplikasi jika ada.

Selanjutnya atas permintaan barang yang dibuat tersebut bagian Pengadaan atau bagian Gudang akan melakukan pengecekan.

Pengecekan yang dimaksud adalah terkait dengan ketersediaan barang yang dimaksud apakah memang stok sudah tidak mencukupi atau justru masih mencukupi.

2. Menerbitkan PO ( Purchase Order )

Jika memang stok barang di gudang tidak memenuhi maka bagian Pembelian akan menerbitkan PO kepada Suppler yang memberikan penawaran terbaik.

Tentu penawaran yang dimaksud tidak hanya terkait dengan harga saja tetapi juga kualitas barang harus sesuai dengan yang dibutuhkan.

3. Konfirmasi Ketersediaan Barang

Selanjutnya pihak Penjual biasanya akan melakukan konfirmasi terkait dengan PO yang diterima dari Pembeli.

Konfirmasi ini terutama untuk jenis barang yang dibutuhkan dengan kesesuaian harga yang ditawarkan.

4. Penerimaan Barang

Jika data pada PO sudah sesuai dengan ketentuan Penjual maka barang yang dipesan akan dikirimkan oleh Penjual.

Pihak pembeli khususnya bagian Gudang akan melakukan pengecekan terhadap jumlah dan kualitas barang yang akan diterima apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak.

Jika sudah sesuai maka bagian Gudang atau pihak lain yang ditetapkan akan menandatangani Surat Jalan dari pihak Penjual.

5. Penerimaan Tagihan

Selanjutnya setelah barang diterima oleh pihak Pembeli maka pihak Penjual akan mengirimkan dokumen penagihan.

Salah satu syarat yang wajib disertakan pada dokumen penagihan tersebut tentu saja adalah PO atau Purchase Order.

6. Pembayaran Tagihan

Jika tagihan sudah diterima maka bagian Keuangan akan melakukan pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo tagihan tersebut.

Tentu sebelum proses pembayaran ada beberapa pengecekan terkait dengan dokumen dan kelengkapan penagihan.

7. Retur Barang

Proses yang terakhir ini kadang dilakukan dan kadang juga tidak dilakukan karena memang ini dilakukan hanya jika ada kondisi tertentu saja.

Misalnya, ternyata setelah barang akan digunakan kualitas yang tercantum pada data tidak sesuai dengan barang.

Sehingga ini perlu dilakakan retur untuk mengembalikan barang yang tidak sesuai kualitasnya tersebut.

Baca Juga : Faktur Pembelian : Pengertian, Contoh dan Jurnalnya Pada Laporan Keuangan

Dari beberapa urutan PO diatas terlihat bahwa dokumen Purchase Order akan digunakan sampai dengan proses pembayaran.

5. Contoh PO ( Purchase Order )

Selanjutnya mari kita lihat contoh dari Purchase Order atau PO yang sudah kita bahas sebelumnya.

Untuk contoh PO ini saya hanya akan tampilkan dua saja sebagai referensi untuk digunakan.

1. Contoh PO Format 1

Contoh PO yang pertama ini cukup simpel dan mudah untuk diisi karena hanya memuat sedikit informasi saja.

Tampilan contoh Purchase Order yang pertama adalah sebagai berikut :

Silahkan isi kolom barang sesuai dengan pesanan serta isi syarat dan ketentuan dengan informasi tambahan yang dirasa penting.

2. Contoh PO Format 2

Selanjutnya untuk contoh Purchase Order yang kedua formatnya sedikti lebih panjang dibandingkan yang pertama.

Tampilan contoh PO yang kedua adalah sebagai berikut :

Format yang kedua ini digunakan jika ingin format PO sedikit lebih formal dibandingkan dengan format yang pertama.

6. Contoh PO Format Excel

Contoh PO diatas dibuat dalam bentuk Excel dan jika ingin menggunakannya silahkan dapatkan melalui link berikut ini :

Format File : .xlsx

Lokasi File : GDrive

Link : Contoh PO

Silahkan pilih format mana yang akan digunakan dan tentu boleh diubah sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.

7. Penutup

Pada dasarnya format untuk membuat PO atau Purchase Order boleh dibuat sesuai dengan kebutuhan.

Karena memang tidak ada ketentuan dari bentuk format PO yang ditetapkan baik untuk pihak Pembeli ataupun Penjual.

Selanjutnya dari uraian serta penjelasan diatas kita sudah melihat bahwa memang PO ini merupakan satu dari beberapa dokumen yang sangat penting pada proses dan alur pembelian barang.

Itulah pembahasan kita kali ini tentang contoh PO Barang dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca. 

 Ikuti Informasi Terbaru Kami di Google News