Surat Jalan - Pada proses pengiriman barang tentu dibutuhkan dokumen pendukung yang akan digunakan sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dengan baik.
Biasanya dokumen pengiriman barang ini akan dibuat dan ditandatangani oleh staff Gudang atau pihak lain yang memang ditunjuk oleh perusahaan.
Dokumen pengiriman barang adalah dokumen yang akan disertakan serta dibawa oleh pihak pengirim barang dan berisi rincian terkait dengan barang yang dibawa tersebut.
Salah satu dokumen pengiriman barang yang cukup sering kita dengar adalah Surat Jalan.
Pada artikel ini kita akan bahas tentang surat jalan mulai dari fungsi sampai dengan contoh dan formatnya.
Fungsi, Format dan Contoh Surat Jalan Untuk Pengiriman Barang
Surat Jalan adalah dokumen yang digunakan sebagai tanda terima barang yang dikirimkan dari Penjual kepada Pembeli.
Dokumen ini biasanya akan dibawah oleh pengirim barang dan akan dibawa kembali setelah barang diterima oleh pembeli dengan keadaan baik.
Biasanya pada surat jalan ini akan tertera rincian barang yang dikirimkan terutama pada jenis serta jumlah barang.
Jika jumlah barang yang tertulis pada Surat Jalan sudah sesuai dengan fisik barang yang dibawa maka Surat Jalan ini akan ditanda tangani oleh pihak Pembeli.
1. Fungsi Surat Jalan
Dari penjelasan diatas terlihat bahwa memang Surat Jalan ini merupakan dokumen pengiriman barang yang sangat penting terutama untuk penjual barang.
Lalu kira - kira apa saja fungsi dari Surat Jalan tersebut ?
Adapun beberapa fungsi dari Surat Jalan pada proses pengiriman adalah sebagai berikut :
- Daftar rincian barang dari Penjual kepada Pembeli
- Keterangan yang bersifat resmi atas transaksi jual beli barang
- Tanda terima bahwa seluruh barang yang dikirim telah diterima serta sesuai dengan yang dipesan oleh pembeli
- Bukti pengiriman lokasi barang Pembeli yang memang akan dicantumkan pada Surat Jalan
- Menjelaskan pihak yang bertanggung jawab atas penerimaan barang
- Dokumen tambahan untuk kelengkapan penagihan dari Penjual kepada Pembeli
- Bukti yang digunakan sebagai dasar jika ada retur atau pengembalian barang dari Pembeli kepada Penjual dengan alasan tertentu
Fungsi dari Surat Jalan diatas memang cukup erat kaitannya dengan penagihan atas transaksi jual beli barang dari Penjual kepada Pembeli.
Karena memang jika Surat Jalan ini tidak ikut dilampirkan pada tagihan maka bisa saja pihak pembeli tidak mengakui penerimaan barang yang sudah terjadi.
Selanjutnya setelah Surat Jalan ini selesai akan diserahkan ke bagian Administrasi Penjualan dan akan dibuatkan Faktur.
Baca Juga : Faktur Penjualan : Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Faktur Perusahaan Dagang
Selanjutnya Surat Jalan dan Faktur ini akan diserahkan kepada Pembeli sebagai dasar untuk penagihan Piutang.
2. Konsep dan Format Surat Jalan
Jika sudah mengetahui apa saja fungsi dari Surat Jalan selanjutnya mari kita bahas konsep serta format dari sebuah Surat Jalan.
Surat Jalan ini biasanya akan dibuat dalam beberapa rangkap sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.
Tentu jika membahas berapa jumlah rangkap standar yang wajib pada Surat Jalan memang tidak ada peraturan secara khusus.
Hanya saja setidaknya Surat Jalan ini memiliki 3 rangkap dengan fungsi masing - masing sebagai berikut :
1. Surat Jalan Rangkap Ke-1
Surat Jalan rangkap yang pertama ini biasanya akan berwarna putih dan merupakan Surat Jalan asli.
Surat Jalan asli ini akan dibawa kembali oleh Pihak Penjualan barang dan akan dijadikan salah satu dokumen penting pada saat penagihan.
Tentu Surat Jalan asli ini merupakan bukti bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh Pembeli.
2. Surat Jalan Rangkap Ke-2
Untuk Surat Jalan rangkap yang kedua ini akan diserahkan oleh Penjual kepada Pembeli setelah ditandatangani.
Selanjutnya Surat Jalan rangkap yang ke-2 ini akan dijadikan sebagai lembar pengecekan pada saat penagihan dari pihak Penjual sudah dikirim kepada Pembeli.
Untuk warna tentu wajib dibedakan dengan warna Surat Jalan rangkap yang pertama misalnya warna kuning.
3. Surat Jalan Rangkap Ke-3
Selanjutnya Surat Jalan rangkap yang ketiga ini akan dibawa juga oleh Penjual sama seperti pada rangkap yang pertama.
Hanya saja oleh Penjual untuk Surat Jalan rangkap yang ke-3 ini akan dijadikan sebagai arsip dan tidak akan dikirimkan kepada Pembeli.
Selanjutnya untuk format dari Surat Jalan ini secara umum akan menampilkan unsur - unsur sebagai berikut :
- Nama serta alamat Perusahaan Pengirim Barang
- Nomor Surat Jalan
- Nama serta alamat Perusahaan Penerima Barang
- Tanggal Surat Jalan
- Rincian barang yang dikirim
- Informasi pengirim misalnya kendaraan, Sopir dan lain - lain
- Tanda tangan para pihak terkait
Jika ada tambahan dari informasi yang disebutkan diatas pada Surat Jalan tentu sangat diperbolehkan.
3. Contoh Surat Jalan
Selanjutnya mari kita bahas tentang contoh surat jalan dengan menggunakan dua format.
Seperti yang disebutkan diatas bahwa untuk format surat jalan sebenarnya tidak ada batasan hanya saja setidaknya memuat beberapa informasi terkait dengan pengiriman barang.
1. Contoh Surat Jalan Ke-1
Untuk contoh tampilan surat jalan yang pertama silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Pada contoh surat jalan yang pertama ini dilengkapi dengan kop surat serta logo perusahaan.
Beberapa informasi terkait dengan pengiriman barang juga telah disertakan pada bagian kolom Surat Jalan tersebut.
2. Contoh Surat Jalan Ke-2
Selanjutnya mari kita lihat tampilan contoh surat jalan dengan format yang kedua berikut ini :
Pada contoh surat jalan yang kedua ini informasi terkait dengan barang yang dikirim memang sedikit lebih rinci.
Hanya saja pada contoh surat jalan yang kedua ini tidak menyertakan logo Perusahaan.
Dari dua contoh surat jalan diatas terlihat bahwa intinya memang Surat Jalan ini memuat informasi barang, Perusahaan Penjual serta penerima barang.
Untuk kolom serta tambahan informasi lainnya bisa ditambahkan sesuai dengan keperluan Perusahaan.
4. Contoh Surat Jalan Format Excel
Contoh Surat Jalan yang sudah ditampilkan diatas dibuat pada aplikasi Microsoft Excel.
Jika memang membutuhkan contoh Surat Jalan tersebut langsung dalam format Excel silahkan ambil melalui link berikut ini :
Lokasi File : GDrive
Format File : .xlsx
Link : Contoh Surat Jalan
Silahkan gunakan contoh file Surat Jalan diatas sesuai dengan kebutuhan dan pastikan lakukan edit jika formatnya dirasa kurang sesuai.
5. Penutup
Pada dasarnya kita bisa membuat Surat Jalan dengan format serta bentuk apapun sesuai dengan kebutuhan.
Hanya saja seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa beberapa informasi penting terkait dengan barang wajib untuk dicantumkan.
Karena memang Surat Jalan ini akan cukup memiliki peran yang sangat penting baik untuk proses penagihan ataupun untuk proses retur jika memagn diperlukan.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang Surat Jalan dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.