Tugas Pokok Administrasi Akuntansi Bagian Piutang - Peran seorang Admin Piutang tentu cukup penting dalam sebuah Perusahaan.
Karena memang Piutang itu sendiri merupakan akun yang akan sering dipantau baik dalam hal penerimaan pembayaran ataupun pada Laporan Keuangan.
Tentu kita sudah sering mendengar terkait dengan Laporan Piutang atau Aging Piutang pada sebuah Perusahaan.
Seorang Administrasi Akuntansi bagian Piutang atau seorang AR Staff yang akan membuat atau menyediakan Laporan Piutang lengkap dengan Aging Piutang seperti yang disebutkan di atas.
Dalam artikel ini kita akan bahas tentang tugas pokok dari seorang Administrasi Akuntansi bagian Piutang atau AR Staff.
Tugas Pokok Admin Piutang atau AR Staff
Seperti yang sudah kita ketahui bahwa dalam Perusahaan ada dua Divisi yang sangat penting peran dan keberadaannya.
Kedua divisi tersebut adalah Divisi Finance atau Keuangan serta Divisi Accounting atau Akunting.
Meksipun memang dalam prakteknya ada juga Perusahaan yang menggabungkan Keuangan dan Akunting ini menjadi satu Divisi saja.
Dalam struktur organisasi tentu seorang Administrasi Piutang akan ada pada Divisi ini meskipun memang tidak bersinggungan langsung dengan Akuntingnya.
Lalu, apa tugas pokok seorang Administrasi Akuntansi Bagian Piutang tersebut ?
Secara umum memang tugas pokok dari Administrasi Akuntansi bagian Piutang akan terkait erat dengan pencatatan dan kegiatan Piutang Lainnya.
Karena lingkup pekerjaan bagi seorang AR Staff atau Admin Piutang ini sudah jelas yaitu ada pada lingkup Piutang saja.
Secara rinci berikut ini adalah beberapa tugas pokok dari seorang Administrasi Piutang.
1. Melakukan Penerimaan Piutang Dari Pelanggan
Dalam Perusahaan proses Penjualan baik terkait dengan barang maupun jasa biasanya akan dibagi ke dalam dua jenis.
Jenis yang pertama adalah penjualan dengan cara tunai dan jenis yang kedua adalah penjualan dengan cara kredit.
Penjualan dengan cara kredit inilah yang pembayarannya akan diterima dikemudian hari atau bukan saat terjadi transaksi Penjualan.
Tentu, pada saat terjadi transaksi dengan cara kredit inilah Perusahaan wajib mencatatnya pada sebuah Laporan.
Karena laporan ini yang akan digunakan sebagai acuan pada saat penerimaan pembayaran atas Penjualan kredit tersebut.
Proses pencatatan Penjualan Kredit sampai dengan penerimaan pembayaran atau penerimaan Piutang dari Faktur tersebut akan dilakukan oleh seorang Admin Akuntansi Bagian Piutang atau AR Staff.
Disinilah peran penting dari seorang AR Staff karena dia harus memastikan bahwa pencatatan Piutang sudah sesuai dengan SOP yang diterapkan Perusahaan.
SOP yang diterapkan terkait dengan Piutang tersebut tentu salah satu tujuannya adalah untuk mencegah pembayaran yang melewati jatuh tempo.
Karena pembayaran Piutang yang melewati jatuh tempo akan mengganggu Cash Flow atau Arus Kas Perusahaan.
2. Menagih Piutang Ke Pelanggan
Seperti yang disebutkan di atas bahwa keterlambatan pembayaran Piutang akan mengganggu Arus Kas Perusahaan.
Untuk itu seorang Admin Akuntansi Bagian Piutang atau AR Staff akan dibebankan tugas sebagai penagih piutang ke Pelanggan.
Proses penagihan ini akan disesuaikan dengan tanggal jatuh tempo dari masing - masing Faktur.
Hanya saja biasanya untuk Admin Piutang diharuskan menghubungi Pelanggan dan mengingatkan Piutang akan jatuh tempo sebelum tanggal Piutang tersebut memang mencapai tanggal jatuh temponya.
Proses pengingat jatuh tempo Piutang ini bisa dilakukan melalui Telepon, E-mail atau jaringan komunikasi lainnya seperti WA.
3. Mengurangi dan Mengurus Piutang Bermasalah
Tidak dapat dipungkiri bahwa Piutang ini juga tidak seluruhnya akan lancar dibayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
Selalu muncul Pelanggan yang bermasalah dengan Piutang baik terkait dengan pembayaran maupun masalah lain misalnya Faktur Pajak atau kelengkapan dokumen.
Tentu, seorang Admin Bagian Piutang akan ditugaskan untuk mengatasi masalah yang disebutkan di atas.
Prosesnya bias dibagi kedalam dua tahap yaitu tahap yang pertama melakukan pencegahan munculnya Piutang bermasalah dan yang kedua tentu mengurus Piutang yang bermasalah.
Terkait dengan pencegahan biasanya Admin Akunting Bagian Piutang ini akan mencatat secara rinci dokumen serta syarat apa saja yang ditetapkan oleh Pelanggan sebelum Faktur tersebut jatuh tempo.
Karena kelengkapan dokumen pada penagihan ini akan menjadi hambatan yang sering muncul terutama untuk Pelanggan yang cukup ketat mengawasi kelengkapan dokumen.
Berikut ini adalah beberapa dokumen yang secara umum biasanya diwajibkan ada pada saat penagihan :
- Faktur
- Surat Jalan
- Faktur Pajak
- PO ( Purchase Order )
Jika seluruh dokumen sudah bisa dilengkapi maka tugas AR Staff selanjutnya adalah mengingatkan Pelanggan sebelum Piutang jatuh tempo.
Selanjutnya untuk Piutang yang sudah terlanjur menjadi masalah biasanya AR Staff juga akan melakukan pengurusan.
Misalnya dengan cara melaporkan kebagian AR bermasalah, menghubungi Perusahaan sesuai dengan waktu yang ditentukan untuk konfirmasi atau mengunjungi lokasi Pelanggan untuk melakukan Penagihan secara langsung.
4. Melakukan Rekonsiliasi Piutang
Tugas selanjutnya dari seorang AR Staff adalah melakukan rekonsiliasi Piutang terkait dengan saldonya.
Jika membahas rekonsiliasi maka setidaknya ada dua tugas yang wajib dijalankan oleh Admin bagian Piutang.
Tugas yang pertama adalah rekonsiliasi antara fisik Faktur yang masih menjadi Piutang dengan catatan Piutang pada sistem.
Ini dilakukan untuk melakukan pengontrolan apakah catatan pada Piutang sudah sesuai dengan fisiknya atau tidak.
Jika terjadi selisih maka Admin Piutang wajib untuk menyelesaikan selisih tersebut dengan cara berkoordinasi dengan pihak terkait.
Misalnya jika terjadi selisih pembayaran maka silakan hubungi Kasir untuk melakukan konfirmasi pencatatan pembayaran atas Faktur yang selisih tersebut.
Selanjutnya tugas yang kedua adalah melakukan rekonsiliasi catatan Piutang Perusahaan dengan catatan Piutang Pelanggan.
Ini memang akan dilakukan hampir setiap saat pada proses penagihan tapi kadang - kadang muncul selisih antara catatan Perusahaan dengan catatan Pelanggan.
Jika terjadi selisih tersebut maka Admin Piutang wajib untuk melakukan rekonsiliasi atas selisih yang muncul dengan pelanggan yang bersangkutan.
5. Membuat Laporan Piutang Secara Berkala
Tugas yang terakhir dari seorang Admin Bagian Piutang adalah membuat Laporan Piutang secara berkala.
Biasanya Laporan Piutang ini akan dibuat pada akhir periode sebagai dasar pengambilan keputusan atasan terkait dengan Piutang.
Baca Juga : Contoh dan Cara Membuat Laporan Piutang Berdasarkan Mutasi Kas Serta Bank
Selain itu biasanya pada Laporan Piutang disertakan pembagian piutang jatuh tempo berdasarkan batasan hari.
Pembagian Piutang berdasarkan pembatasan hari ini lebih dikenal dengan sebutan Aging Piutang.
Aging Piutang ini akan dianalisa oleh pihak terkait dan akan diputuskan bagaimana cara melakukan penagihan terutama untuk Faktur yang statusnya bermasalah.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang tugas pokok seorang Administrasi Akuntasi bagian Piutang dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.