Rekonsiliasi Piutang - Setiap akhir periode atau batas waktu yang sudah ditentukan biasanya akan dilakukan cek fisik pada Piutang atau AR.
Cek fisik atau rekonsiliasi pada Piutang ini tujuannya adalah untuk mencocokkan jumlah Piutang pada catatan dengan fisik faktur yang tersimpan.
Secara umum memang jumlah fisik Faktur dengan catatan harusnya sama karena memang proses pencatatan penjualan atau pembayaran pasti akan selalu dilakukan dan disimpan pada mutasi Piutang.
Hanya saja memang dalam kondisi tertentu kadang muncul selisih antara catatan Piutang dengan fisik faktur yang tersimpan.
Lalu, bagaimana jika terjadi selisih ?
Jika terjadi selisih maka kita harus melakukan rekonsiliasi pada Faktur dan dalam artikel ini kita akan bahas langkah - langkahnya.
Cara Rekonsiliasi Piutang Jika Terjadi Selisih
Pada dasarnya memang rekonsiliasi pada Faktur ini tidak juga wajib dilakukan oleh Perusahaan.
Karena memang faktanya ada juga Perusahaan yang tidak melakukan rekonsiliasi ini dengan berbagai macam alasan.
Mungkin salah satu alasannya adalah jumlah Faktur yang beredar pada Piutang memang tidak terlalu banyak.
Sehingga jika terjadi selisih akan sangat cepat dan sangat mudah bisa diketahui oleh Staff AR.
Baca Juga : Pahami Tugas Pokok Admin Akuntansi Bagian Piutang atau AR Staff
Tapi tentu ini tidak berlaku jika jumlah Faktur yang beredar pada Piutang cukup banyak sehingga kita harus melakukan rekonsiliasi setiap periode yang sudah ditentukan.
Selanjutnya pada artikel ini kita akan bahas langkah - langkah rekonsiliasi pada Faktur jika memang terjadi selisih.
Untuk rincian dari cara rekonsiliasi atau langkah - langkah rekonsiliasi Piutang mari kita bahas satu persatu.
1. Urutkan Faktur Pada Catatan
Jika memang terjadi selisih antara jumlah pada fisik Faktur dengan catatan pada Laporan maka langkah yang pertama adalah silakan urutan Faktur pada catatan.
Pengurutan Faktur ini harus disamakan dengan posisi arsip Faktur Fisik yang tersimpan.
Misalnya, jika arsip Faktur diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo maka Faktur pada catatan juga diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo.
Atau misalnya arsip Faktur diurutkan berdasarkan nama perusahaan maka Faktur pada catatan juga harus diurutkan berdasarkan nama perusahaan.
Jika urutan pada catatan sudah sama dengan urutan pada fisik faktur maka proses pengecekan fisik faktur dengan catatan akan jauh lebih cepat.
2. Cek Jumlah Pembayaran dan Penjualan
Secara umum biasanya untuk rekonsiliasi Faktur ini akan cek langsung antara fisik dan catatan satu persatu.
Tapi sebelum cara itu dijalankan coba cek terlebih dahulu jumlah mutasi pembayaran serta jumlah mutasi Penjualan pada Piutang.
Jika selisih terjadi pada total jumlah pembayaran maka ini bisa dipastikan selisih Faktur muncul karena ada pembayaran double atau ada pembayaran yang belum dicatat.
Dengan cara ini maka kita akan sudah bisa menemukan selisih Faktur antara fisik dengan catatan tanpa mencocokkan fisik satu persatu.
3. Cari Faktur Selisih
Jika tujuan rekonsiliasi adalah mencari Faktur mana yang selisih maka mari kita lanjutkan pada langkah yang ketiga.
Langkah yang ketiga tentu kita akan mencocokkan fisik Faktur dengan catatan yang datanya tadi sudah kita urutkan.
Jika memang ingin secara detail menemukan Faktur mana yang selisih maka silakan cek faktur satu persatu.
Tapi untuk mempercepat prosesnya silakan hitung jumlah fisik faktur per Perusahaan jika memang data diurutkan berdasarkan nama Perusahaan.
Jika ada jumlah Faktur yang selisih baru lakukan pengecekan fisik pada Faktur dari Perusahaan tersebut.
Cara ini tentu akan sedikit mempercepat proses pengecekan selisih Faktur fisik dengan catatan.
4. Cek Pembayaran Faktur Selisih
Selanjutnya langkah yang keempat adalah melakukan pengecekan pembayaran pada Faktur yang selisih.
Kita asumsikan bahwa pada langkah yang ketiga kita sudah menemukan Faktur mana yang menjadi selisih.
Maka selanjutnya silakan cek apakah Faktur tersebut sudah dibayar atau belum, supaya lebih akurat silakan libatkan bagian Keuangan untuk melakukan pengecekan.
Jika memang dibagian Keuangan sudah dibayar artinya kita melewatkan input pembayaran pada catatan Piutang.
5. Buatkan Berita Acara
Bagian yang terakhir ini sebenarnya tidak terlalu diwajibkan untuk dijalankan terutama jika pengecekan Piutang ini hanya dilakukan internal saja.
Tapi jika memang pengecekan Faktur ini dibuat untuk dijadikan laporan maka silakan buatkan berita acara.
Inti berita acaranya adalah sebagai berikut :
- Periode Rekonsiliasi Faktur
- Jumlah Faktur Fisik
- Jumlah Piutang
- Masalah yang muncul jika terjadi selisih
- Tanggal Rekonsiliasi Faktur
- Tanda tangan pihak terkait
Dengan membuat Berita Acara tentu kita akan bisa mempertanggung jawabkan proses rekonsiliasi Faktur yang sudah dijalankan.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara rekonsiliasi Faktur dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.