Fungsi, Contoh dan Metode Kas Kecil - Kas kecil atau disebut juga dengan petty cash adalah salah satu unsur penting dalam Perusahaan.
Kas Kecil ini biasanya digunakan untuk membiayai keperluan atau operasional perusahaan dalam jumlah yang kecil.
Jika konsep ini diterapkan dalam perusahaan tentu tujuannya adalah untuk menjaga alur dan manajemen keuangan yang baik.
Untuk itu dalam penerapan Kas Kecil ini perlu juga diketahui mulai dari metode, fungsi, contoh serta tujuan dari pembentukan Kas Kecil tersebut.
Fungsi, Tujuan, Metode dan Contoh Kas Kecil dalam Pembukuan
Kas Kecil adalah kas yang dibentuk untuk menangani pengeluaran operasional rutin Perusahaan serta jumlah yang tidak terlalu besar.
Biasanya Kas Kecil ini akan menggunakan sistem pembayaran dengan uang tunai karena memang untuk penggunaan cek atau giro biasanya akan dilakukan pada Kas Besar atau Kas Bank.
Pemisahan Kas Besar serta Kas Kecil dalam Perusahaan rasanya akan sangat penting untuk dilakukan.
Karena pada operasional harian Perusahaan pasti akan muncul biaya dengan jumlah kecil tetapi di bayarkan secara rutin.
1. Fungsi dan Tujuan Kas Kecil Dalam Perusahaan
Dalam proses pembukuan, Kas ini secara umum akan dibagi ke dalam beberapa jenis.
Misalnya ada Kas Kecil kemudian kedua ada Kas Besar dan ketiga ada juga Kas Bank untuk transaksi melalui Bank.
Tentu dari ketiga jenis Kas di atas memiliki fungsi serta tujuan yang berbeda - beda dalam pembukuan.
Lalu, apa fungsi dan tujuan dari dibentuk Kas Kecil ?
Secara umum fungsi dari Kas Kecil sudah dijelaskan di atas yaitu untuk menangani pengeluaran operasional rutin dengan jumlah yang tidak terlalu besar.
Meskipun Kas ini memang di alokasikan untuk pengeluaran dengan jumlah kecil tapi sebenarnya fungsi dari Kas Kecil ini akan sangat menunjang operasional Perusahaan.
Adapun beberapa fungsi dan tujuan dibentuknya Kas Kecil selain yang disebutkan di atas adalah sebagai berikut :
1. Menghindari Kesalahan Alokasi Pembayaran
Pada proses pembayaran jika dilihat dari sisi jumlah maka kondisinya akan bisa dibagi ke dalam dua jenis.
Jenis yang pertama adalah pembayaran dengan jumlah yang besar serta yang kedua adalah pembayaran dengan jumlah yang kecil.
Jika sudah dibentuk Kas Kecil maka ini akan menghindari adanya kesalahan pembayaran biaya dengan jumlah yang kecil dibayar dengan jumlah uang yang besar.
Karena alokasi pembayaran biaya sudah ditentukan berdasarkan besar dan kecilnya seperti yang sudah dijelaskan di atas.
2. Mempermudah Pengeluaran Untuk Biaya Rutin
Seperti yang sudah kita ketahui bahwa untuk mengeluarkan uang dalam Perusahaan ada proses dan tahapan - tahapan yang cukup panjang.
Ini tentu akan menghambat biaya dengan perputaran yang cukup sering dan nilainya tidak terlalu besar.
Dengan adanya Kas Kecil maka pengeluaran tersebut akan cepat bisa di realisasikan karena untuk jumlah yang tidak terlalu besar biasanya approval juga tidak perlu terlalu banyak orang.
3. Mempermudah Laporan Kas
Dengan adanya pemisahan Kas ini maka Laporan Kas yang dibuat pun akan dengan mudah dilakukan.
Karena khusus untuk Kas Kecil meskipun biaya yang di bayarkan cukup rutin tetapi jumlahnya memang kecil sehingga ini akan mempercepat pembuatan laporan harian.
4. Mempermudah Pembelian Perlengkapan Kantor
Untuk operasional Perusahaan khususnya pembelian perlengkapan kantor dengan harga yang tidak terlalu besar memang harus dilakukan dengan cepat.
Karena jika tidak dilakukan dengan cepat maka proses penyelesaian administrasi di Kantor mungkin akan terhambat.
Misalnya pembelian ATK, pembayaran listrik atau token atau mungkin pembelian air minum dan lain - lain bisa langsung ditangani oleh Kas Kecil.
2. Metode Kas Kecil Dalam Perusahaan
Meskipun dana yang disimpan pada Kas Kecil ini memang tidak terlalu besar tetapi dalam proses pembukuan tetap seluruh transaksinya wajib untuk dicatat.
Bahkan untuk menjaga Kas Kecil tetap ada pada jalur pembukuan yang tepat maka dalam sistem Kas Kecil ini sudah dibentuk metode tersendiri.
Tentu metode - metode ini tentu akan mengatur seluruh proses yang dilakukan pada Kas Kecil.
Untuk rincian dari metode apa saja yang ada pada Kas Kecil kita akan bahas satu persatu berikut ini :
1. Metode Tetap atau Imprest Fund System
Metode Kas Kecil yang pertama akan kita bahas adalah Metode Tetap atau Metode Imprest Fund System.
Baca Juga : Kas Kecil Metode Imprest atau Dana Tetap Lengkap Dengan Contoh dan Jurnalnya
Pada metode ini jumlah dari Kas Kecil akan selalu tetap sesuai dengan nama dari metodenya.
Adapun ciri - ciri dari metode tetap pada Kas Kecil adalah sebagai berikut :
- Saldo awal Kas Kecil akan berjumlah sama
- Diberikan batas waktu pengisian kembali
- Tidak boleh ada biaya outstanding pada saat pengajuan pengisian kas
Dari ciri di atas selanjutnya langkah - langkah atau urutan pada metode Tetap dari Kas Kecil adalah sebagai berikut :
- Kasir akan diberikan dana awal dengan jumlah yang ditetapkan
- Batas waktu pengisian Kas akan ditentukan misalnya 1 minggu sekali, 2 minggu sekali atau yang lainnya
- Sampai dengan batas waktu pengisian kembali maka Kasir akan menjumlahkan seluruh biaya yang dibayar dengan Kas Kecil
- Kas Kecil akan diisi sesuai dengan jumlah biaya yang terpakai sehingga saldo Kas Kecil akan kembali seperti jumlah di awal
Dari ciri di atas terlihat bahwa dengan menggunakan metode ini maka saldo awal Kas Kecil akan selalu sama dengan awal pembentukan dari Kas Kecil tersebut.
2. Metode Tidak Tetap atau Fluctuating Fund System
Selanjutnya metode yang kedua pada Kas Kecil adalah metode tidak tetap atau Fluctuating Fund System.
Pada metode ini pengisian kembali Kas Kecil akan didasarkan pada kebutuhan bukan pemakaian biaya.
Saldo awal Kas Kecil pada metode ini tentu akan terus berubah - ubah sesuai dengan kebutuhan biaya yang diajukan dan disetujui.
Adapun langkah - langkah pada metode Kas Kecil ini adalah sebagai berikut :
- Kasir diberikan sejumlah dana untuk Saldo Awal Kas
- Kasir melakukan pembayaran biaya - biaya sesuai dengan kebutuhan
- Kasir mengajukan beberapa biaya yang akan di bayarkan dengan Kas Kecil
- Kas Kecil diisi kembali sesuai dengan pengajuan biaya yang disetujui
Dalam prosesnya kadang ada juga yang menggabungkan kedua metode Kas Kecil diatas.
Baca Juga : Contoh Kas Kecil Metode Fluktuasi atau Dana Tidak Tetap Lengkap Dengan Contoh dan Jurnalnya
Metode gabungan tersebut tentu diperbolehkan karena pada dasarnya metode ini sifatnya hanya referensi saja.
3. Contoh Kas Kecil Dalam Perusahaan
Selanjutnya pembahasan terakhir mari kita lihat contoh dan bentuk Kas Kecil dalam Perusahaan.
Untuk bentuk sebenarnya tidak ada batasan seperti bagaimana, ini hanya ilustrasi dari Kas Kecil saja.
Untuk contoh Kas Kecil silakan perhatikan gambar berikut ini :
Dalam contoh tersebut sudah ada Tabel yang digunakan untuk rekap Kas Kecil dalam Pembukuan.
Dalam contoh tersebut ada beberapa kolom yang digunakan mulai dari Nomor sampai dengan Saldo Akhir Kas.
Untuk cara pengisian dari Kas Kecil di atas silakan sesuaikan dengan judul dari masing - masing kolomnya.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang Kas Kecil dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.